前期准备

活动就是一部没有剧本的电影，出错了，可以重头再来。你无法预测活动上回出现任何变故。但是，你可以事先做好计划，以便应对随时会出现的意外。（墨菲法则：可能会出错的事情一定会出错）一场活动的规模取决于活动目的和活动预算。

活动目的

做一场活动之前，先考虑清楚几个问题：

 为什么要举办这场活动？

 活动的目的和动机又是什么？

 你希望活动达到什么样的效果？

活动要办的有意义，你必须要非常清楚活动的目的是什么。A公司一款新产品上市，并且提高了公司的市场占有率。B公司为了挽回市场份额的损失，提前了新品的上市时间，举办了一次盛大的产品发布会。但是B公司的新品因为提前推向市场，导致产品存在一定缺陷。这样的产品发布会不仅不能解决问题，并且造成资金浪费、公司声誉等问题。这样的活动就没有举办的意义。

口袋里有多少钱可以花

不管活动的大小，必须要有资金作为保障。一切的商业行为都会产生相对应的成本，我们做的是去如何控制成本。做好活动经费的粗略估算是很有必要的，因为一场活动基本都是围绕着预算去做执行。

成本估算

从供应商获取各种活动需要物品的报价，主要包括：

宣传物料 邀请函、DM单页、易拉宝、签到墙、嘉宾名牌、座位卡、横幅、拱门等

装饰费用 花篮、气球等

场地设备 会场租金、舞台布置、视听设备、灯光、特殊效果等

餐饮住宿 餐饮住宿费

交通费用 交通费用

人员费用 劳务费、演艺费用、人员工资等

其他杂费 食品、饮料、礼品等

媒体公关 公关费、渠道投放费

具体费用明细，根据活动具体类型进行明细。

活动初步策划

经过初步估算，经费满足举办一场活动，并且也清楚活动的目的。那现在就需要开始准备对活动做初步的策划。

注：及时对活动进行消防和安全工作方面的备案；确认邀请嘉宾是否参加

初步策划之前，你应该提出并且回答一下问题：

 活动的目的是什么？

 什么时候举办这场活动？

 举办活动当天是星期几？

 一天中的哪个时间段举办？

 参与的对象是谁？

 选择哪种场合举办？

 是否有足够的时间进行准备？

活动筹备小组

在选择小组成员的时候，尽量让每个成员的技能和兴趣与他们的工作责任相匹配。各项工作任务由专人去负责，避免在对外沟通时，对方从不同的人得到不同的答复。提供执行效率。特别需要注意的是，活动筹备小组的工作汇报人只能有一个，避免出现多人意见不统一导致活动未能按时举办或者活动被终止。

活动类型

活动有分线上活动与线下活动。两者各自也有具体得细分，这里就不做一一列举了。本文主要介绍线下活动为主。但我们可以根据活动的目的，确定目标人群。依据现有的活动资源和渠道选择活动方式。最终目的就是把好的东西呈现在大家面前。

时间要求

在很多因素不确定的情况下，我们必须要预留充足的时间对活动进行准备。在现实工作过程中，经常需要我们去准备一场突如其来的活动。为了把活动做到最好，你需要列出活动活动的所有项目，确定每个项目所占的时间，做好活动安排日程。根据紧急程度和重要程度对所有项目进行归类。在时间不充足的情况下，为了达到活动目标，明白哪些项目必须要做，哪些项目可以进行替代甚至舍弃。

时间确认

对的时间，做对的事。正确的时间是举办一个成功活动的必备因素。例如，你举办一场招聘会不应选择在寒暑假期间，这样没办法保证参加招聘会的学生人数。如何选择一个正确的时间，主要依据你举办的活动具体情况来选定。在选择时间的时候，我们考虑到选择的日期是否主要节日、是否有宗教活动、是否学校放假时间、是否周末、是否运动会、其他特殊因素因素等。

关键任务时间表

根据活动安排日程，对工作任务进行拆解及分配。这样可以保证活动按照预定的计划实施，保证活动不会出现纰漏。

参考模板：

项目 负责人 完成日期

工作流程手册

它相当于活动的信息指南，它可以帮完美的完成活动举办。负责准备工作流程手册的人必须对活动的每个时间点、每个步骤和每个细节了如指掌。手册里必须包含联系人名单，

第一，它可以让你在活动筹备和进行期间随时与所有人联系；

第二，活动结束后，你可以给相关人员通过短信的形式发送感谢信。

会场选择

位置就是一切，它可以决定活动的成败。选择会场的时候，考虑以下因素：

会场什么时候能用？

场地布置的时间是否充足？

需要花多少时间对会场进行布置？

会场通道如何？电梯数量足够吗？

是否需要对会场原先的布局进行改变？有额外费用吗？

谁来负责会场的清洁工作？

使用方面是否有明确的限制？

会场周边的交通状况。是否堵车？车流量高峰期及拥堵路段。

停车场在哪？停车条件如何？属于谁的？会场所有，还是公共的？如何收费？是否拥有足够的停车位？是否安全？停车场运营时间？需要安排大巴将人员送到活动场地？

会场的餐具类型？

饮食是否方便？是否有足够的饮食供应能力？是否需要增设开往餐厅的交通车？

了解会场卫生间数量及位置。

有没有工作人员休息的地方？

有没有举办过类似的活动？规模多大？

会场的消防和治安如何？

谁负责申请许可证？

哪里可以获得许可证？需要花多少钱？许可证申请需要花多少时间？需要实地考察吗？

会场是否满足节目表演的基本要求？如舞台大小、灯光设备、音箱设备。

会场是否拥有足够的位置供到场人员就坐？

会场布置是否达到活动使用要求？

桌椅质量如何？桌椅提供的数量？是否产生费用？

指示牌是否全部安排到位？

场地是否允许往墙上挂东西？

会场有没有电源延长线？需要付费吗？

对讲机需要多少个？检查对讲机是否有问题？

会场天花板高度？视线怎么样？

舞台大小是否满足活动要求？

舞台需要重新搭建吗？

是否需要装饰物？

电力供应情况调研，是否满足活动当天使用需求？用电费用？

在签订合同是，需要备齐所有的许可证。并且在活动当天带上所有许可证的复印件，所有已签字的合同原件的复印件和重要联系人的地址。以便应对突然状况，给活动带来不可挽回的损失。

客人抵达

客人抵达区是否需要布置？

客人如何抵达会场？

会场是否方便下车？

入口是否防雨？

私人物品保管区是否满足使用情况？是否有专人保管？安全怎么样？是否产生额外的费用？

下雨天是否可以准备毛巾？需要支付额外的费用吗？

下雨天是否有防滑提示？

是否准备特别的活动欢迎客人的到来？

是否需要准备额外特殊的物料？如红地毯、灯光、烟花等。

客人接待是否安排妥当？

客人名单

客人数量？有什么特征？是否会带小孩？

客人的出行方式？

需要解决住宿问题吗？多少人需要安排？

客房数量要求？能否开具发票？

洗漱是否方便？冬天的时候是否有热水供应？

退房时间？

酒店是否可就地解决餐饮问题？餐厅经营时间？费用如何？

邀请函

确定邀请函数量、规格参数、内容以及印制时间。特别要注意的是，邀请函的寄送时间，不同区域会产生不同的邮寄费用，并且邮寄时间也没有统一，这些都需要做好提前的安排，保证被邀请者能及时收到邀请函。

媒体公关

在邀请媒体的时候，需要事先清楚对方需求，是不是需要提供专用的设备车停放处？需要可以铺设电缆的地方？媒体设备的接口是哪种？如果需要私下采访，需要备好房间供其使用。

活动结束

活动结束，并不代表工作就结束了，为了下一次能更好的举办活动，你需要跟这次参与活动的工作人员进行感谢。一条温馨的短信，可以帮你与他们走的更近。需要注意的是，如果你们是一个专门做活动执行的公司，不要每一次都用同一条感谢信，对方收到短信估计会很失望。

除了感谢信之外，你还需要对这次活动进行总结归纳。对于活动执行过程中，出现的问题将其汇总并寻找出现问题的原因，避免下次类似的问题再次发生。每次做完活动，一定要多活动执行过程中所有用到的文档及材料进行备份储存。因为，未来的某一天，它可能会帮你度过一些难关。