由于市场的需求，各种广告、活动策划、活动执行公司非常多，但是要出色的完成一场活动策划，需要公司内部多个部门的相互协调配合。从策划提案，到现场执行，还有贯穿全程的客户服务等。而且对于承接活动策划，活动执行的公司，在与客户洽谈的时候，也许向客户提供活动的策划方案，执行方案等文档。那么这些文档应该怎么写呢？以及这些文档中应该包括那些具体的项目内容。

长沙千兆广告公司作为专业的长沙活动策划、执行公司，根据平时的活动策划、执行的经验，总结了活动执行方案的写作方法。

1、活动背景:此部分撰写通常由客户方与策划方共同完成，在活动邀请函、新闻稿等文件中也会有所体现，主要是让参会人员和工作人员对活动有基本的认知。

2、活动要素:活动既定的举办时间、举办地点和参加人员。

3、活动流程:活动既定的议程，晚会演出类活动通常称为“节目单”。

4、活动规模及人员构成:活动既定的参加人员总数和构成，比如一场新闻发布会的规模为200人，其中卞办方领导10人，特邀嘉宾10人，合作机构代表30人，媒体记者120人，公司内部参会人员20人，公关公司工作人员10人，总计规模200人。

5、布置方案:图文并茂呈现确定的场地布置方案，包括3D部分的平而布置图、3D效果图、人员流动示意图、主要尺寸图和设计小样、设计尺寸、制作材料一、制作数量。

6、流程控制:主要是针对活动现场流程部分的音响系统、视频系统、灯光系统、舞关道具、礼仪小姐、节目演出、摄影摄像和环节催场等工种的工作说明，并要求各工种在活动流程进行到某一时间环节点要完成相应的工作。

7、保障方案:如嘉宾接待、安全保障、应急疏散等方案等，以保障活动的顺利举办。

8、各种清单:活动执行所需的各种人员、物料一的汇总表，主要包括设计制作清单、AV设备清单、物料一清单、礼品清单、工作人员联络表、现场音视频文件清单、节目清单等。

9、人员分工:对公关公司执行活动的人员架构，上下级关系和工作分工进行说明。